Proctortrack est un outil de surveillance à distance qui exploite l'automatisation et l'intelligence artificielle pour fournir une surveillance en conjonction avec votre quiz Moodle.

Quels sont les critères d'utilisation de Proctortrack pour les examens?

Pour l'été 2020 et l'automne 2020, Proctortrack est mis à disposition de (a) tout cours qui a un examen final pendant les périodes d'examen désignées dans S1, S2, SU et FA de 2020 et/ou (b) les cours ou les programmes qui exigent des tests ou examens surveillés par un organisme d'accréditation ou une association professionnelle.

Comment cela fonctionne-t-il?

Proctortrack fonctionne conjointement avec vos tests dans Moodle, en offrant un service de niveau supplémentaire pour vos examens, qui vous permet de garantir l'intégrité d'un examen et d'un processus d'évaluation en ligne, grâce à la vérification de l'identité de l'étudiant qui passe un examen ainsi que d'autres critères facultatifs. Proctortrack permet également d'offrir un accommodement à un étudiant ou à un groupe d'étudiants. Les décisions concernant l'intégrité académique restent du ressort de l'enseignant qui a accès à toutes les données de contrôle collectées pour l'examen.

Un aperçu des étapes à suivre pour administrer un examen à l'aide de Proctortrack

Préparez un petit test dans Moodle que vous utiliserez pour guider vos étudiant(e)s à bord de Proctortrack. Il ne doit pas comporter plus d'une ou deux questions. Lorsque vous êtes prêt(e), cliquez sur la coche Proctortrack dans les paramètres du test. Lorsque vous accédez au tableau de bord Proctortrack pour le test, faites-en un quiz d'intégration. Cela doit avoir lieu quelques jours avant votre examen et sert deux objectifs. Il donne aux étudiant(e)s la possibilité de s'assurer que tout fonctionne correctement dans des circonstances où la pression est faible, ce qui leur donne le temps d'apporter des modifications à leur installation bien avant le premier examen. Elle permet également d'ajouter les étudiant(e)s à la liste des cours afin que des accommodements individuels puissent être appliqués en fonction des besoins pour le test d'examen proprement dit.
Créez votre examen comme vous le faîtes habituellement en utilisant la fonction test de Moodle, puis activez la coche Proctortrack qui se trouve dans les paramètres du test. Une fois que Proctortrack est activé, vous pouvez sélectionner des options pour votre examen, comme autoriser l'utilisation de livres ou de calculatrices, autoriser la prise de notes, interdire le copier/coller, ou mettre en liste blanche les applications de bureau.
En utilisant la liste des classes dans Proctortrack, vous pouvez également mettre en place des options spécifiques pour les étudiants qui ont besoin d'un accommodement. Notez que les accommodements ne peuvent pas être créés pour des étudiants individuels tant que leur intégration dans Protortrack n'est pas terminée. Notez également que les accommodements qui requièrent du temps supplémentaire sont définis dans les paramètres du test de Moodle, et non dans Proctortrack.
Les étudiants passeront le test ou l'examen.
Une fois le traitement d'une épreuve de test effectué, ce qui peut prendre jusqu'à 72 heures, les instructeurs ont la possibilité de revoir les épreuves signalées. Une fois que l'instructeur a examiné les tentatives de test, il peut approuver les séances de test et communiquer les notes aux étudiants à loisir par le biais du carnet de notes de Moodle.

Une documentation détaillée est disponible à partir de ces liens:

Visionnez l'enregistrement d'un webinaire pour instructeurs, qui s'est tenu le 11 juin.

FAQ

Qu'est-ce que le Proctortrack?

Il s'agit d'un outil de surveillance à distance qui se base sur l'automatisation et sur l'intelligence artificielle pour assurer la surveillance dans les situations de test en ligne.

Critères d'utilisation des tests et des examens Proctortrack?

Processus d'intégration des étudiant(e)s

Quand dois-je informer les étudiants que j'utiliserai Proctortrack pour les examens en ligne?

Pour les cours qui nécessitent un examen en ligne surveillé, veuillez noter que le Sénat a approuvé des modifications aux informations de base qui doivent être incluses dans les plans de cours à divulguer aux étudiants si le programme d'évaluation comprend un examen en ligne surveillé : https://secretariat.info.yorku.ca/files/May-6-Communication.pdf?x39162

Les étudiant(e)s doivent-ils/elles remplir le questionnaire d'intégration dans Proctortrack?

Oui, pour pouvoir utiliser Proctortrack lors de l'examen final, les étudiants doivent remplir le questionnaire d'intégration de Proctortrack quelques jours avant leur examen.

Le processus d'intégration donne aux étudiant(e)s la possibilité de s'assurer que tout fonctionne correctement dans des circonstances où la pression est basse. Il donne également aux étudiant(e)s le temps d'apporter des modifications à leur équipement bien avant le premier examen.

L'instructeur informera les étudiant(e)s lorsque le quiz d'intégration sera mis en place pour eux/elles.

Équipement requis pour les étudiants

Quelle est la configuration minimale du système d'exploitation (OS) requise pour lancer Proctortrack?

La configuration minimale requise pour le système d'exploitation est indiquée sur le site https://www.proctortrack.com/tech-requirements/.

Quels sont les navigateurs compatibles avec Proctortrack?

Chrome et Firefox sont les navigateurs recommandés. Bien que Proctortrack fonctionne avec d'autres navigateurs, la commodité d'utilisation est bien supérieure dans Chrome.

Proctortrack fonctionnera-t-il sur un iPad, une tablette ou un appareil mobile?

Non, l'examen doit être passé sur un ordinateur de bureau ou un portable.

Comment Protortrack fonctionne-t-il dans Moodle?

Proctortrack est connecté à la plateforme Moodle de York et les étudiants passeront leurs examens dans Moodle. Les instructeurs pourront autoriser l'accès à des sites web et des applications spécifiques qui sont nécessaires pendant l'examen.

L'installation de Proctortrack nécessite-t-elle des privilèges administratifs?

Non.

Que se passe-t-il si mon appareil se bloque ou gèle pendant un examen?

Les étudiant(e)s peuvent redémarrer l'ordinateur et Proctortrack reprendra là où il se sera arrêté, ou bien l'étudiant(e) devra redémarrer le cycle de l'examen à partir de Moodle. Cela dépendra du temps qu'il aura fallu pour redémarrer l'ordinateur.

Utilisation et questions techniques

Qui dois-je contacter pour obtenir du soutien pour Proctortrack à York?

Une fois que votre test dans Moodle est prêt, si vous avez besoin d'aide pour l'installation ou la configuration de Proctortrack pour votre examen, vous pouvez contacter le support Proctortrack à york.support@verificient.com, votre unité locale d'assistance technologique, ou Learning Technology Services à lts@yorku.ca ou via AskIT@yorku.ca.

Est-il possible d'alterner entre le français et l'anglais sur commande?

Les étudiant(e)s peuvent choisir leur langue de prédilection dans l'application Proctortrack sur commande.

Peut-on demander aux étudiant(e)s d'utiliser une deuxième caméra pendant l'examen?

Non. L'option d'une deuxième caméra n'est actuellement pas prise en charge dans Proctortrack. L'Université York a également informé les étudiant(e)s qu'elle n'exigera pas de balayage de la pièce par Proctortrack.

Stockage des données

Quelles sont les données personnelles collectées?

Les données suivantes sont collectées : visage de l'étudiant, photo d'identité, nom, courriel, vidéo de surveillance, captures d'écran du bureau, journaux de processus, dispositifs connectés à l'ordinateur et autres données de surveillance. La liste complète est présentée dans la politique de confidentialité de Protortrack. L'Université York n'exigera pas de balayage de la pièce ou des articulations par Protortrack, voir la section sur la protection de la vie privée de l'Université York ci-dessous. En tant qu'enseignant, vous devez vous assurer que le balayage de la salle ou des articulations n'est pas activé pour l'examen.

À qui appartiennent les données recueillies?

L'institution est propriétaire des données.

Où sont situés physiquement les serveurs de Proctortrack?

Les serveurs de production de Proctortrack pour les institutions basées au Canada sont situés au Canada. Les serveurs Proctortrack de staging/QA sont situés aux États-Unis.

Configuration pour le corps enseignant

Les membres du corps enseignant peuvent-ils autoriser l'utilisation d'autres applications pendant un examen surveillé à l'aide de Proctortrack (c'est-à-dire un traitement de texte, l'accès à d'autres sites web)?

Oui, Proctortrack peut être configuré pour autoriser ou limiter l'utilisation d'applications externes.

Comment Proctortrack gère-t-il le bilinguisme?

L'application Proctortrack permet aux étudiant(e)s de sélectionner leur langue de prédilection.

Les instructeurs et les assistant(e)s sont-ils en mesure de suivre les sessions d'examens en direct?

Pas pour le moment.

Quels sont les paramètres que les professeurs peuvent configurer dans leur champ d'examen?

De nombreux aspects de la surveillance peuvent être configurés, par exemple ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas. Une liste complète des options de configuration figure dans le manuel de l'instructeur Proctortrack.

Comment un instructeur de cours sait-il qu'un(e) étudiant(e) a passé l'examen?

Une fois qu'un(e) étudiant(e) a terminé un examen, les instructeurs sont informés qu'il/elle l'a terminé par le biais d'une notification de Proctortrack. Les instructeurs peuvent alors télécharger l'examen pour l'évaluer.

Soutien aux étudiant(e)s

Combien de temps - en moyenne - faudra-t-il aux étudiant(e)s pour effectuer leur intégration?

Environ 30 minutes. Les élèves doivent terminer l'intégration quelques jours avant l'examen proprement dit. Respectez le délai indiqué par les instructeurs.

Y a-t-il une page de FAQ vers laquelle je peux diriger les étudiant(e)s?

Oui, la FAQ destinée aux étudiants se trouvent à l'adresse suivante : https://registrar.yorku.ca/proctortrack-faq

Existe-t-il un clavardage en direct ou un autre mécanisme permettant d'obtenir une assistance technologique pendant un examen?

Oui. Si les étudiants ont des questions, contactez le support Proctortrack :

Clavardage en ligne : https://www.proctortrack.com/support/,

Courriel : support@verificient.com ou téléphone : 1-844-753-2020

L'utilisation du Proctortrack a-t-elle un coût pour les étudiants?

Non, l'utilisation du Proctortrack n'entraîne aucun coût pour les étudiants.

Que se passe-t-il si un(e) étudiant(e) tombe malade ou se retrouve en état d'incapacité pendant un examen surveillé en ligne?

L'étudiant(e) vous en informera dès que possible après l'épisode et vous fournira les documents adéquats (le cas échéant)

Les étudiant(e)s ayant des problèmes médicaux et qui sont inscrits auprès des services d'accessibilité pour les étudiants auront une note sur leur lettre d'accommodement et n'auront peut-être pas besoin de fournir de documents.

Les étudiants ont-ils le choix de se retirer de l'examen Proctortrack?

Les instructeurs sont tenus d'informer les étudiant(e)s du recours à l'examen en ligne Proctortrack dans les plans de cours. L'exécutif du Sénat a approuvé des modifications aux informations de base qui doivent être incluses dans les plans de cours à divulguer aux étudiants si le programme d'évaluation comprend un examen en ligne surveillé : https://secretariat.info.yorku.ca/files/May-6-Communication.pdf?x39162. Veuillez indiquer aux étudiants ce site web dans votre déclaration - https://registrar.yorku.ca/online-exams.

Cette notification permettra aux étudiant(e)s de décider rapidement s'ils/elles souhaitent poursuivre leurs études.

Si un instructeur n'a pas inclus le recours à un examen surveillé à distance dans son programme de cours, il est encouragé à utiliser la méthode d'évaluation d'origine.

Exigences en matière d'Internet

Quelle est la largeur de bande nécessaire pour passer un examen sur Proctortrack?

Proctortrack télécharge les données de manière asynchrone, ce qui lui permet de fonctionner avec des réseaux peu ou très peu fiables. Il nécessite 400Kbps pour le téléchargement de données en temps réel.

Que se passe-t-il si les étudiants perdent leur connexion Internet pendant un examen?

Proctortrack continuera à fonctionner et à enregistrer des données. Une fois l'examen terminé et la connexion Internet rétablie, Proctortrack téléchargera les données recueillies. S’il s’avère que des étudiants enfreignent les règles des examens pendant que la connexion Internet est perdue, ces violations seront quand même signalées pour la séance.

Respect de la vie privée

Proctortrack dispose-t-il d'une documentation sur l'évaluation des incidences sur la sécurité et la vie privée?

Proctortrack est conforme à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) de l'Ontario. Les bureaux du conseil, de la protection de la vie privée et de la sécurité de l'information de l'Université York ont également effectué des examens indépendants approfondis du service Proctortrack pour s'assurer qu'il répond aux normes de York. Toutes les données seront conservées sur les serveurs canadiens de Proctortrack.

L'Université York a-t-elle des règlements sur l'informatique et les technologies de l'information?

Oui. Veuillez vous référer à la politique du Sénat sur les installations informatiques et de technologie de l'information,

https://secretariat-policies.info.yorku.ca/policies/computing-and-information-technology-facilities-senate-policy/

Quelles preuves d'identification sont requises avant de passer l'examen?

Il vous sera demandé de montrer votre visage et votre carte YU pour valider votre identité, selon la même structure que celle utilisée lors d'un examen en personne.

Si un(e) étudiant(e) n'a pas de carte YU, une pièce d'identité délivrée par le gouvernement peut être présentée à la caméra, avec seulement la photo et le nom (toutes les autres informations peuvent être couvertes à votre convenance). On ne vous posera pas de questions personnelles indiscrètes, comme par exemple des renseignements sur vos identifiants délivrés par le gouvernement (numéro d'assurance sociale, numéro de passeport, etc.). L'accès à ces informations est limité à l'instructeur lorsqu'il télécharge les fichiers, qui seront stockés en toute sécurité sur les serveurs canadiens de Proctortrack.

L'Université York n'exigera pas de balayage de la salle ou des articulations par Proctortrack. En tant qu'instructeur, assurez-vous que le balayage de la salle ou des articulations n'est pas activé pour l'examen.

Combien de temps les informations seront-elles stockées sur les serveurs Proctortrack?

Les dossiers d'examen seront conservés sur les serveurs Proctortrack jusqu'à 365 jours. Les dossiers qui ont été signalés pour des infractions académiques potentielles seront téléchargés sur les systèmes de York. L'accès aux informations confidentielles sur les étudiants est régi par la Politique sur l'accès aux dossiers des étudiants et la protection de la vie privée (https://registrar.yorku.ca/privacy) afin de garantir que la vie privée soit toujours protégée.

Les étudiant(e)s doivent-ils/elles accepter les conditions d'utilisation de Proctortrack avant d'utiliser le service ?

Oui.

L'Université de York a procédé à une évaluation approfondie des risques. Proctortrack est une entreprise reconnue et bien établie, qui a été approuvée par le gouvernement. Nous sommes convaincus que tous les risques ont été pris en compte et limités au minimum. Le langage utilisé dans les conditions de service de Proctortrack est comparable à celui que l'on trouve dans un certain nombre d'applications et de programmes courants. Le bureau de la sécurité de l'information de York a examiné les différents éléments de ce logiciel et c'est en confiance qu'il a décidé de procéder à la mise en place de cet outil de surveillance en ligne. Le vendeur du logiciel et York apporteront leur soutien aux étudiants en cas de problème.

Accessibilité

Comment le Proctortrack fonctionne-t-il avec les technologies d'assistance?

Par défaut, Proctortrack ne met pas sur liste noire les applications qui sont couramment utilisées pour l'accessibilité. Proctortrack peut être configuré pour permettre à des applications spécifiques de s'exécuter pendant les examens. L'adaptation des examens suit le processus habituel de l'Université de York. Si vous avez besoin de mesures d'accommodement, veuillez contacter le professeur du cours le plus vite possible.

Les accommodements académiques sont basés sur les limitations fonctionnelles individualisées spécifiques auxquelles peut faire face un(e) étudiant(e). Si vous avez besoin de mesures d'accommodement académique en raison d'une incapacité permanente ou temporaire, vous devez vous inscrire auprès du Service Accessibilité des Étudiants. Vous recevrez une lettre officielle d'accommodement (LOA) qui décrit les accommodements RECOMMANDÉS. Si ces accommodements sont possibles dans le cadre d'un cours, ils peuvent être mis en place sans délai.

Dans le cas où les aménagements recommandés compromettent l'intégrité académique d'un cours, contactez le conseiller de l'étudiant(e) directement ou par courriel à sasinfor@yorku.ca afin qu'une discussion puisse avoir lieu sur ce qui est le plus envisageable.

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