Comment demander la tenue d’une élection par EVote

Last updated January 2013 - please see English version.

Le système EVote – qui est administré par les Services de technologies de l’information de l’Université (UIT) – est un système de vote en ligne qui permet aux électeurs de voter à distance.

Comme les électeurs utilisent les informations de leur Passport York (PPY) pour accéder au système de vote EVote, celui-ci n’est pas anonyme. Cependant, il est confidentiel, car toutes les informations sont sécurisées et leur accès est restreint.

Si vous faites partie d'un groupe d'étudiants reconnu et que vous souhaitez utiliser EVote pour vos élections, veuillez envoyez une demande à ero@yorku.ca. (Il/elle fournira également des listes électorales pour les élections étudiantes.)
Si vous faites partie d'un groupe administrative et vous souhaitez utiliser EVote pour vos élections, veuillez envoyer une demande à IT Service Desk..

UIT met uniquement en place l’élection EVote. Il incombe au demandeur de s’occuper de tous les autres détails administratifs, par exemple informer les électeurs admissibles de la tenue de l’élection et rédiger les avis à ce sujet.

Pour demander la tenue d’une élection, veuillez suivre les étapes suivantes :

Téléchargez le modèle de bulletin de vote (à droit) et remplissez les parties appropriées du formulaire tel qu’indiqué. Un exemple de bulletin de vote est inclus aussi.
Créez votre liste d’électeurs. Elle doit indiquer les noms d’utilisateur de Passport York (PPY), ou les numéros d’identification (ID) des étudiants ou des employés seulement. N'evoyez pas les prénoms et noms de famille, les numéros de téléphone ou les adresses de courriel svp.
Rappel : les noms d’utilisateur de PPY sont différents des adresses de courriel. Pour vérifier un nom d’utilisateur de PPY, demandez à l’électeur d’ouvrir une session dans https://mms.yorku.ca. Si l’électeur est en mesure d’ouvrir une session, son nom d’utilisateur de PPY est valide; dans le cas contraire, il ne l’est pas.
Soumettez le bulletin de vote et la liste des électeurs au minimum 3 jours ouvrables avant la date souhaitée du début de l’élection.
Une fois le bulletin de vote téléchargé dans le système EVote, on vous demandera de passer en revue les instantanés d’écran pour vous assurer de l’exactitude du contenu. Avant le début de l’élection, vous devrez confirmer par écrit que le contenu du bulletin de vote est exact. L’élection ne pourra pas avoir lieu tant que le bulletin de vote n’aura pas été approuvé.

Une fois l’élection terminée, les résultats officiels seront envoyés par courriel aux administrateurs de l’élection dont les adresses e-mail ont été fournies dans le bulletin de vote soumis à IT Service Desk..

Les résultats de l’élection seront automatiquement supprimés du système EVote 180 jours après la date de clôture de l’élection. Si ces résultats doivent être supprimés plus tôt, veuillez contacter les administrateurs de EVote à IT Service Desk..

Comment puis-je faire apporter des modifications à une élection déjà demandée?

Si des modifications doivent être apportées (p. ex. modification de la question faisant l’objet du vote; ajout ou retrait de noms sur la liste des électeurs, etc.) la date du début de l’élection pourrait être reportée jusqu’à 24 heures (voir ci-après « l’échéancier pour faire apporter des modifications à une élection »).

Les questions et les demandes concernant l’apport de modifications au bulletin de vote doivent être envoyées par écrit à IT Service Desk.. Cela permet de s’assurer que les demandes de modification sont clairement formulées et ainsi bien comprises. Les demandes de modification communiquées oralement sont insuffisantes. Toute modification au bulletin de vote (autre que des corrections typographiques) pourrait retarder de 24 heures le début de l’élection.

Une fois l’élection commencée, toutes les questions ou remarques des électeurs doivent être adressées à l’organisation qui a demandé la tenue du vote.

Échéancier pour faire apporter des modifications à une élection :

Jusqu’à un jour ouvrable avant le début de l’élection :

Si l’élection a déjà été approuvée, il est possible de faire des changements mineurs au bulletin de vote à condition que la liste des électeurs ait déjà été traitée. N'affectera pas la date de début et l'heure des élections.

Moins d’un jour ouvrable avant le début de l’élection :

Il est possible de faire des changements simples tels que ajouter/supprimer un choix ou des choix à une question à condition que les choix ajoutés puissent être indiqués à la fin de la liste existante des réponses proposées. La date et l’heure du début de l’élection ne changent pas.
Corrections d’erreurs typographiques. La date et l’heure du début de l’élection ne changent pas.
Changements complexes, par exemple modifier l’ordre des questions, des candidats ou des réponses. Report de 24 heures de l’élection.