eClass Zoom : Autoriser les conférenciers invités (non-PPY)

Comment désactiver l’authentification forcée PPY pour vos réunions Zoom créée dans eClass.

Cet article présente les étapes nécessaires pour les personnes qui créent des réunions dans lauelle un conférencier ou un participant sans avoir de compte Passport York (PPY) est invité à participer à la rencontre.

Quand utiliser cette option

Tout d’abord : Si la ou les personnes que vous souhaitez voir participer à votre réunion disposent d’un compte PPY, nous vous encourageons vivement à leur transmettre simplement les informations relatives à la réunion en partageant les liens ou en les invitant par le biais du champ Participants (si la réunion est déjà ouverte). Pour rappel, tous les comptes Zoom qui détiennent la licence York bénéficient des fonctionnalités offertes par cette licence.

En règle générale, nous partons du principe que si vous avez besoin d’inviter des personnes avec un compte externe à l’Université York, c’est parce que comme ces personnes ne font pas partie de l’Université York ne peuvent pas accéder à la réunion d’une autre manière. Pour éviter tout risque de bombardement de Zoom, nous vous recommandons de ne pas utiliser cette pratique comme paramètre par défaut pour toutes vos réunions Zoom.

Comment accueillir les conférenciers invités non-PPY

Si vous utilisez le système eClass, la bonne nouvelle est que vous pouvez toujours créer toutes vos réunions Zoom via eClass, mais vous devrez ensuite vous rendre dans vos paramètres de réunion dans votre compte Zoom. Le plugin Zoom d’eClass forcera la réunion à être créée en tant que réunion avec authentification PPY uniquement. En vous rendant sur le tableau de bord de votre compte Zoom, vous pourrez modifier le réglage d’authentification de la réunion pour l’ouvrir aux comptes non-PPY. Si vous choisissez cette méthode, vous devrez procéder comme suit :

1. Une fois que vous avez terminé de créer la réunion dans eClass, allez sur : https://yorku.zoom.us/signin  et suivez les instructions jusqu’à ce que vous arriviez sur la page Mes réunions de votre compte. La réunion que vous venez de créer devrait y figurer.
2. Passez la souris sur la réunion et cliquez sur le bouton Modifier.
3. Faites défiler jusqu’à la section Options de la réunion et recherchez l’option Exiger une authentification pour se joindre. En dessous, vous verrez que le plugin eClass a imposé l’option Passport York.
4. Cliquez sur le menu déroulant où il est indiqué Passport York, et changez-le en Any Zoom Account (n’importe quel compte Zoom).
5. Faites défiler jusqu’au bas de la page et cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider la modification.
6. Sur la page suivante, vous devez copier l’invitation en cliquant sur l’option Copier l’invitation. Une fenêtre apparaît, avec un bouton rouge intitulé Copy Meeting Information (copier les informations de la réunion). En cliquant sur ce bouton, l’invitation sera enregistrée dans le presse-papiers de votre ordinateur. De là, vous pouvez la partager en collant l’invitation dans votre courrier électronique ou dans votre logiciel de messagerie ou de médias sociaux.

Une fois la modification effectuée, votre invité.e peut se connecter à la réunion prévue. Nous vous rappelons qu’il/elle n’a pas la possibilité d’obtenir le lien automatiquement à partir de votre réunion eClass. Vous devrez partager le lien avec lui/elle en suivant l’étape 6 (ci-dessus). Si vous vous retrouvez sur la page Mes réunions : Pour obtenir le lien, retournez dans la réunion en la modifiant (voir les étapes 1 et 2 ci-dessus). Faites défiler jusqu’en bas et cliquez sur le bouton Enregistrer. La page suivante vous permettra de suivre l’étape 6 (ci-dessus) pour obtenir une copie du lien.

À considérer

Dès que vous ouvrez votre réunion à toute personne possédant un compte Zoom, vous prenez le risque que votre réunion fasse l’objet d’un incident de bombardement Zoom. Pour éviter ce problème, nous vous recommandons, si votre liste de participants est suffisamment petite, d’activer la fonction Salle d’attente afin que vous puissiez vérifier l’identité des utilisateurs avant de les admettre et de les faire entrer. Vous pouvez configurer la fonction Salle d’attente en modifiant la réunion et en cliquant sur l’option Salle d’attente dans la section Sécurité. La fonction Salle d’attente est un précieux allié dans la lutte contre le harcèlement potentiel en réunion, car le contrôle direct des participants garantit que ceux-ci sont autorisés. En revanche, toute personne qui assiste à une réunion sans salle d’attente peut partager le mot de passe avec une ou plusieurs personnes qui pourraient potentiellement accéder à la réunion avec des intentions malveillantes.

Version anglaise: https://lthelp.yorku.ca/zoom-teaching/zoom-add-guest-lecturers?from_search=107279715