Meeting Code of Conduct / Code de conduite des réunions

CODE OF CONDUCT: VIRTUAL EVENT –

Your registration for or attendance at the Association of Canadian Universities for Northern Studies (ACUNS) 2021 Virtual Student Conference on Northern Studies, ARC: Adaptation, Resilience and Change in the North (ARC), or any online event associated with the ACUNS/ARC event indicates your agreement to abide by this policy and its terms.

ACUNS and our hosts at York University invite you to the ACUNS 2021 Virtual Student Conference on Northern Studies. ARC: Adaptation, Resilience and Change in the North will bring together a diverse and international community. As we discuss northern topics from different perspectives, cultures and knowledge bases, we wish to foster an inclusive open environment for all participants.

Our goal is to create an environment where everyone feels welcome to participate, speak up, ask questions, and engage in conversation. This requires a harassment-free and inclusive environment that recognizes the inherent worth of every participant. The expectation is for participants to be intentional and thoughtful in their interactions to ensure the event is a culturally safe environment for all. Cultural safety is not the same as cultural awareness. It ensures that someone’s culture is not discussed in ways that are harmful or is described through the lens and experience of another culture. Strategies that enhance the ability to be culturally safe include:

Reflect on one’s own culture, attitudes and beliefs about ‘others’.
Clear, value free, open and respectful communication.
Develop trust.
Recognize and avoid stereotypical barriers.
Be prepared to engage with others in a two-way dialogue where knowledge is shared.
Be considerate of how you discuss and frame sensitive topics in order to avoid causing harm.
Be inclusive of cultural perspectives and contributions.
Be respectful and aware of diverse experiences and histories as current relationships and collaborations are shaped by colonial histories.
Do not prioritize or value some knowledge over others.
Have equitable discussions, allowing time for historically muted voices and opinions.
Ask participants and specifically Indigenous and Traditional Knowledge Holders, for explicit permission to use stories, ideas, and information shared during this meeting or future collaborations.
Do not appropriate knowledge shared during this meeting or future collaborations.
Be accountable: when we fail to meet these guidelines, work together to identify problems and adjust our approach accordingly.

Strategies that improve communication in online environments:

Embrace joy and humour.
Make an effort to build new connections by taking note of who is participating.
Use inclusive and appropriate language. 
Embrace different communication styles and dialogues about northern topics.
Be open to suggestions and feedback.
Be purposeful in allowing equitable time for underrepresented voices.
Avoid gendered pronouns, gendered terms and heteronormative* statements in presentations.
Understand that not everyone has access to a quiet working space.
Be understanding of the fact that the current online environment is also family space for many participants.
External interruptions, muting and unmuting, unstable Internet are all realities that need to be addressed with patience and good humour.

Individuals who participate (or plan to participate) in ARC: Adaptation, Resilience and Change in the North should conduct themselves at all times in a manner that comports with both the letter and spirit of this policy prohibiting harassment and abusive behavior, whether before, during, or after the event. This includes statements made in social media postings, on-line publications, text messages, chat rooms, posting screenshots without permission and all other forms of electronic communication.  Please see Social Media Guidelines.

UNACCEPTABLE BEHAVIOUR –

The ACUNS/ARC virtual student conference specifically prohibits posting conference materials, screenshots of chat room discussions or comments, questions, recordings of the conference outside of our virtual space without consent. Online events need to be safe spaces for discussions. Unacceptable behaviour includes:

Violence and threats of violence.
Incitement of violence towards any individual.
Derogatory comments related to gender, gender identity and expression, sexual orientation, disability, mental illness, neuro(a)typicality, physical appearance, body size, race, religion, or socio-economic status.
Gratuitous or off-topic sexual images or behaviour in spaces where they are not appropriate.
Posting or threatening to post other people’s personally identifying information.
Use of social or mainstream media to target individuals in a way that could harm their privacy and/or reputation.
Deliberate misgendering such as not using a person’s preferred pronouns.
Inappropriate photography or recording.
Simulated physical contact (e.g. textual messages depicting physical contact) without affirmative consent.
Unwelcome sexual attention. This includes sexualized comments or jokes; inappropriate and unwelcome sexual advances.
Deliberate intimidation, stalking or following (online or in person).
Sustained disruption of community events, including talks and presentations.
Advocating for, or encouraging, any of the above behaviour.

GUIDELINES FOR SPEAKERS –

Speakers are responsible for the content of their presentations. The ACUNS/ARC virtual student conference organizers request that speakers be cognizant of potentially offensive actions, language, or imagery, and that they consider whether it is necessary to convey their message. Organizers ask that speakers warn the audience at the beginning of the talk if this type of content is included. Speakers are responsible to declare if they consent to share their content on social media, or if they do not give permission.

REPORTING –

Anonymous Report

You can make an anonymous report using this form. We cannot directly follow-up an anonymous report, but we will fully investigate it and take whatever action is necessary to prevent a recurrence.

Personal Report

You can make a personal report by contacting a staff member or emailing us: acuns21_info@yorku.ca.

When taking a personal report, our staff will ensure you are safe and cannot be overheard. They may involve other event staff to ensure your report is managed properly. We will handle it as respectfully as possible, and you can ask someone to support you in your environment. You won’t be asked to confront anyone, and we won’t tell anyone who you are.

Our team will be happy to help you access local law enforcement, local support services, otherwise assist you to feel safe for the duration of the event. We value your attendance. If the person who is harassing you is on the team, they will recuse themselves from handling your incident. We will respond as promptly as we can.

 We will not act on complaints regarding:

‘Reverse’ -isms, including ‘reverse racism,’ ‘reverse sexism,’ and ‘cisphobia’ (because these things don’t exist).
Reasonable communication of boundaries, such as “leave me alone,” or “I’m not discussing this with you.”
Refusal to explain or debate social justice concepts.
Communicating in a ‘tone’ you don’t find congenial.
Complaints against those criticizing racist, sexist, cissexist, or otherwise oppressive behavior or assumptions.

 CONSEQUENCES –

We expect all participants to follow these rules. Participants asked to stop any harassing behaviour are expected to comply immediately. Event organizers may take action to address anything designed to, or with the clear impact of, disrupting the event or making the environment hostile for any participants. If a participant engages in harassing behaviour, event organizers retain the right to take any actions to keep the event a welcoming environment for all participants. This includes warning the offender, excluding them from the conference with no refund and refusing their participation at future ACUNS events or projects depending on the severity of the violation. The ACUNS/ARC virtual student conference intends for these policies to meet the needs of our participants to have positive experiences at our events and in our online spaces.

CREDIT –

This document was based on the 2020 ArcticNet Event Code of Conduct (2020). Retrieved from: https://arcticnetmeetings.ca/ac2020/code-conduct#:~:text=Clear%2C%20value%20free%2C%20open%20and,dialogue%20where%20knowledge%20is%20shared

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CODE DE CONDUITE : ÉVÉNEMENT VIRTUEL –

Votre inscription ou votre participation à la Conférence virtuelle des étudiants en études nordiques 2021 de l’Association universitaire canadienne d’études nordiques (AUCEN), ARC : Adaptation, résilience et changement dans le Nord (ARC), or tout événement en ligne associé à l’événement organisé par l’AUCEN/ARC, indique que vous consentez à respecter le présent code de conduite, dans toutes ses modalités.

L’AUCEN et nos hôtes à l’Université York vous invitent à la Conférence virtuelle d’AUCEN des étudiants en études nordiques 2021. ARC : Adaptation, résilience et changement dans le Nord : un événement qui réunira une communauté de représentant(e) aux origines et expertises diverses. Comme les sciences arctiques seront abordées à partir de différentes perspectives, cultures et connaissances, nous souhaitons favoriser la création d’un environnement ouvert et inclusif, où tous les participant(e)s se sentiront à l’aise de s’exprimer librement, de poser des questions et d’engager des conversations.

Nous voulons offrir un environnement exempt de harcèlement, fondé sur l’inclusion et respectueux de la valeur intrinsèque de tous les participant(e)s. Nous nous attendons à ce que toutes les interactions des participant(e)s soient volontaires et réfléchies afin que l’événement soit sécuritaire pour tous sur le plan culturel. La sécurité culturelle diffère de la sensibilisation aux cultures. Se sentir en sécurité sur le plan culturel, c’est d’avoir la garantie que sa culture ne fera pas l’objet de propos préjudiciables ni ne sera abordée sous les points de vue et les expériences d’autres cultures. La sécurité culturelle repose sur l’adoption de diverses stratégies, dont les suivantes :

Réfléchir à sa propre culture, à son attitude et à ses croyances à l’égard des autres ;
Établir un dialogue clair, neutre, ouvert et respectueux ;
Instaurer un climat de confiance ;
Reconnaître et éviter les stéréotypes ;
Favoriser les dialogues bilatéraux, axés sur le partage des connaissances ;
Faire preuve de respect envers les autres quand il s’agit de cerner les questions de nature délicate et d’en discuter, afin d’éviter de leur causer du tort ;
Accepter les points de vue des diverses cultures et reconnaître leurs contributions ;
Respecter et connaître l’expérience et l’histoire des différentes cultures, sachant que les relations et les collaborations actuelles sont façonnées par les histoires coloniales ;
Éviter de prioriser ou de valoriser certaines connaissances au détriment des autres ;
Tenir des discussions équitables, permettant de faire entendre des voix et des opinions étouffées par l’histoire ;
Demander aux participant(e)s, et particulièrement aux détenteur(trice)s du savoir autochtone et traditionnel la permission explicite d’utiliser les récits, les idées et les renseignements transmis dans le cadre de cet événement ou de collaborations futures ;
Ne pas s’approprier les connaissances transmises dans le cadre de cet événement ou de collaborations futures ;
Agir de manière responsable : advenant le non-respect des présentes directives, travailler ensemble à cerner les problèmes et à corriger le tir en conséquence.

Stratégies permettant d’améliorer la communication lors d’événements tenus en ligne :

Travailler dans la joie et la bonne humeur ;
S’efforcer d’établir de nouveaux contacts en prenant acte des personnes qui participent à l’événement ;
Utiliser un langage inclusif et convenable ; 
Accepter que des personnes s’expriment différemment de vous lors de discussions scientifiques ;
Accueillir les suggestions et les commentaires avec ouverture ;
Faire preuve de détermination quand il s’agit d’accorder un temps de parole équitable à des groupes sous-représentés ;
Éviter les pronoms genrés, les termes genrés et l’hétéronormativité* dans les présentations.
Accepter qu’il y ait des personnes qui n’ont pas accès à un espace de travail tranquille ;
Accepter le fait que, pour de nombreux participant(e)s, l’environnement en ligne est aussi un espace familial ;
Gérer avec patience et bonne humeur les problèmes techniques pouvant survenir à tout moment, comme les interruptions externes, la désactivation et la réactivation du son, et l’instabilité de l’Internet.

Les personnes qui participeront (ou prévoient participer) à l’ARC : Adaptation, résilience et changement dans le Nord doivent se comporter, en tout temps, d’une manière à respecter le présent code de conduite, qui interdit le harcèlement et les comportements abusifs, que ce soit avant, pendant ou après l’événement. Cette directive vise également les déclarations faites sur les médias sociaux, les publications en ligne, les messages textes, les salons de clavardage, l’affichage de captures d’écran sans autorisation et toute autre forme de communication électronique. Veuillez consulter les lignes directrices relatives aux médias sociaux.

COMPORTEMENTS INACCEPTABLES –

La Conférence virtuelle d’AUCEN/ARC des étudiants interdit formellement la publication de documents de la conférence, de captures d’écran de conversations tenues ou de commentaires exprimés dans les salons de clavardage, de questions, ainsi que d’enregistrements de la conférence à l’extérieur de son espace virtuel sans consentement. Les événements en ligne doivent être des espaces de discussions sécuritaires. Les comportements inacceptables comprennent les suivants :

La violence et les menaces de violence ;
L’incitation à la violence envers une personne ;
Les commentaires offensants liés au genre, à l’identité et à l’expression de genre, à l’orientation sexuelle, aux limitations fonctionnelles, à la maladie mentale, à la neuroatypie, à l’apparence physique, à la taille corporelle, à la race, à la religion ou au statut socioéconomique ;
Les images ou comportements sexuels gratuits ou hors sujet dans des espaces où ils ne sont pas appropriés ;
La publication ou les menaces de publication des renseignements personnels d’autres personnes ;
L’utilisation des médias traditionnels ou sociaux pour cibler des personnes de façon à ce que cela puisse nuire à leur vie privée ou à leur réputation ;
Le mégenrage intentionnel (p. ex., l’utilisation de pronoms qui ne correspondent pas à l’identité de genre de la personne) ;
Les photographies ou enregistrements inappropriés ;
Le contact physique simulé (p. ex., descriptions textuelles de contacts physiques) sans consentement.
L’attention sexuelle non désirée (p. ex., les commentaires ou blagues à caractère sexuel, les attouchements ou gestes inappropriés, les avances sexuelles) ;
L’intimidation délibérée, la traque ou la poursuite (en ligne ou en personne) ;
La perturbation soutenue des événements, y compris les causeries et les présentations ;
La défense ou l’encouragement de tout comportement énoncé ci-dessus.

DIRECTIVES À L’INTENTION DES CONFÉRENCIER(ÈRE)S –

Les conférencier(ère)s sont responsables du contenu de leur présentation. Par conséquent, les organisateur(trice)s de la Conférence virtuelle d’AUCEN/ARC des étudiants les invitent à prendre conscience que leur présentation pourrait comporter un langage, des images ou des gestes offensants, et à se demander s’il est nécessaire pour véhiculer leur message. Les organisateur(trice)s leur recommandent également de faire une mise en garde au début de la séance si leur présentation renferme ce type de contenu. Les conférencier(ère)s sont responsables de déclarer s’ils consentent ou non à partager leur contenu sur les médias sociaux.

 SIGNALEMENT D’UN COMPORTEMENT INACCEPTABLE –

Signalement anonyme

Vous pouvez effectuer un signalement anonyme en remplissant ce formulaire. Nous ne pouvons assurer le suivi d’un signalement anonyme directement, mais nous mènerons une enquête approfondie et prendrons toutes les mesures nécessaires pour éviter que cela ne se reproduise.

Signalement personnel

Vous pouvez faire un signalement personnel en communiquant avec un membre de l’équipe ou en envoyant un message à l’adresse suivante : acuns21_info@yorku.ca.

Si vous faites un signalement personnel, notre équipe s’assurera que vous êtes en sécurité et que vous ne pouvez pas être entendu par des tiers. Elle pourra demander la collaboration d’autres membres du personnel responsable de l’événement afin de s’assurer que votre signalement soit bien traité. Nous le traiterons le plus respectueusement possible, et vous pourrez demander à une personne de votre entourage de vous soutenir tout au long de cette démarche. Vous n’aurez à confronter personne, et nous protégerons votre identité.

Notre équipe se fera un plaisir de vous aider à contacter la police locale ou les services de soutien locaux, ou de prendre toute autre mesure pouvant vous aider à vous sentir en sécurité pendant toute la durée de l’événement. Votre présence est importante pour nous. Si la personne qui vous harcèle fait partie de notre équipe, elle devra s’exclure de la gestion de l’incident. Nous interviendrons le plus rapidement possible.

 Nous ne donnerons pas suite aux plaintes concernant les comportements suivants :

Le « racisme inversé », le « sexisme inversé » et la « cisphobie » (parce que ce sont des concepts qui n’existent pas) ;
La communication raisonnable des limites, telles que « laissez-moi tranquille » ou « je ne discuterai pas de cela avec vous » ;
Le refus d’expliquer des concepts de justice sociale ou d’en débattre ;
La communication sur un « ton » que vous jugez antipathique ;
Les critiques sur les comportements racistes, sexistes, cissexistes, ou autres comportements ou préjugés oppressants.

 CONSÉQUENCES –

Nous nous attendons à ce que tous les participant(e)s suivent ces règles. Les participant(e)s sommé(e)s de cesser tout comportement relevant du harcèlement devront se conformer immédiatement à cette demande. Les organisateur(trice)s de l’événement peuvent prendre toutes les mesures nécessaires pour mettre fin à tout comportement destiné ou visant clairement à perturber l’événement ou à créer un environnement hostile pour les participant(e)s. Si des participant(e)s adoptent des comportements relevant du harcèlement, les organisateurs de l’événement se réservent le droit de prendre toutes les mesures nécessaires pour créer un environnement accueillant pour tous les participant(e)s. Ils pourront, notamment, adresser une mise en garde aux contrevenant(e)s, les expulser de l’événement sans remboursement ou refuser leur participation à d’autres événements ou projets d’AUCEN, selon la gravité de l’infraction. Par ce code de conduite, la Conférence virtuelle d’AUCEN des étudiants entend répondre aux besoins des participant(e)s à ses événements afin qu’ils vivent une expérience positive, y compris lors d’événements en ligne.

SOURCE –

Le présent document s’inspire des règles établies par le Code de conduite pour l’événement ArcticNet 2020 (2020). Extrait de : https://arcticnetmeetings.ca/ac2020/fr/code-de conduite#:~:text=Clear%2C%20value%20free%2C%20open%20and,dialogue%20where%20knowledge%20is%20shared