Student Systems Renewal Program
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Les projets du SSRP

La série de sept projets du SSRP permettra aux membres de la communauté de York de s’engager de manière efficace et de mesurer les progrès accomplis. Le SSRP est composé de sept projets qui permettront aux membres de la communauté de York de s’engager de manière plus efficace, de mesurer les résultats de l’apprentissage institutionnel et la progression vers les niveaux de diplôme, et qui encourageront une compréhension partagée des données et des informations dans un environnement sécurisé et accessible.

Cliquez sur les noms des projets ci-dessous pour découvrir les avantages et la logique de chaque solution.

Aperçu des projets du SSRP

Gestion des relations avec les membres

La gestion des relations avec les membres (CRM) est un outil d’engagement qui sera utilisé pour gérer le recrutement, les candidatures et les admissions et pour diriger les étudiants actuels vers les services de conseil pédagogique dont ils et elles ont besoin.

La plateforme CRM deviendra la source faisant autorité pour les données sur les étudiants et l’engagement. La CRM améliorée de York simplifiera et améliorera l’expérience des étudiants actuels et potentiels, y compris les étudiants de premier cycle, les diplômés, les apprenants continus et les diplômés, positionnant ainsi York comme un choix privilégié pour leurs études.

La 1re version de la CRM sera active à partir de septembre 2023. Elle est consacrée au profil étudiant, au profil des étudiants potentiels et à l’engagement en général. Désormais, cette version sera le système principal pour communiquer avec les étudiants potentiels, les candidats et les étudiants actuels.

La version du CRM se concentrera sur la réduction du temps d’attente et l’amélioration et la simplification de la prise de rendez-vous, une visualisation en globalité de l’étudiant (favorisant une perspective plus globale de l’engagement étudiant). Un portail étudiant permettra à la population étudiante de vérifier le statut des demandes. Un de ses nombreux avantages est l’interface de demande modernisée qui simplifiera tout le processus.

Students deserve a seamless, personalized journey during their time as members of the York community. They expect consistent and individualized Les étudiantes et étudiants méritent d’avoir un parcours harmonieux en tant que membres de la communauté de York. Ils s’attendent à recevoir des communications cohérentes et individualisées et à être tenus au courant au moyen de divers canaux.

La nouvelle plateforme CRM permettra à York d’avoir une vision approfondie des relations et des interactions avec sa communauté étudiante afin d’améliorer la prestation de services et l’engagement communautaire.

  • Permet aux membres du corps professoral et du personnel de communiquer facilement entre eux et avec les étudiantes et étudiants.
  • Améliore l’engagement avec la communauté étudiante tout au long du cycle de vie de l’apprenant/universitaire, du candidat éventuel à l’apprenant continu en passant par les admissions. 
  • Le personnel des services étudiants a accès aux informations sur les interactions précédentes et aux éléments pertinents du dossier étudiant pour en comprendre l’historique complet.
  • Informations consolidées sur chaque « identité » d’une personne sur le campus, par exemple, savoir qu’un étudiant est aussi un membre du personnel, afin de pouvoir adapter les communications et les services.  
  • Réduction du temps d’attente et transparence par rapport au statut des demandes 
  • Ensemble cohérent d’outils pour le recrutement, comme la gestion des événements et la mesure de l’efficacité de chaque événement pour susciter des candidatures ou des conversions.

Gestion et analyse des données

Le projet de gestion et d’analyse des données (DMA) permettra de configurer et de migrer les données vers de nouvelles plateformes. En s’appuyant sur le cadre stratégique sur la gouvernance des données de York, la mise en œuvre d’un processus de gestion des données mettra l’accent sur le pipeline de données, de la création à l’analyse. L’équipe DMA travaillera en étroite collaboration avec tous les projets du SSRP pour documenter les flux de travail actuels qui décrivent les processus opérationnels tels qu’ils fonctionnent actuellement.

La gouvernance des données établit des politiques et des procédures pour les données, tandis que la gestion des données met en œuvre ces politiques et procédures afin de compiler et d’utiliser les données pour la prise de décision. Pour en savoir plus sur la gouvernance des données de York, cliquez ici.

Au lieu d’avoir besoin de changer constamment leurs structures analytiques, un processus de données commun permettra aux divisions et les facultés d’améliorer la qualité, la cohérence et l’exactitude des informations fournies aux membres de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel. Cela améliorera l’intelligence des données et permettra aux facultés et aux unités de prendre des décisions fondées sur les données.

Une enquête du Bureau de planification et d’analyse institutionnelle (OIPA), réalisée en 2018, indique que la communauté de York est friande d’ensembles de données et de capacités analytiques, ainsi que de définitions claires des données qui couvrent les nuances des informations disponibles.

  • Déterminer et définir les éléments de données de York permettra d’éliminer les doublons et d’améliorer l’intégrité des données.
  • York sera un leader en matière de normes de données d’entreprise et de gouvernance des données.
  • La gestion des données, les exigences de sécurité et l’analyse seront améliorées.
  • Cette plateforme améliorera la précision et l’intégrité des données afin de réduire les risques et d’optimiser la mise en œuvre.
  • Les transactions manuelles seront réduites, ce qui améliorera la gestion globale des données.
  • La prise de décision basée sur les données deviendra la nouvelle norme, y compris la gouvernance des données, afin d’assurer une compréhension commune au sein de la communauté de York.

Plateforme d’intégration d’entreprise

La plate-forme d’intégration d’entreprise (Enterprise Integration Platform – EIP) est le projet qui permettra de rationaliser et de faciliter l’accès aux systèmes clés.

La plateforme infonuagique permettra d’accéder aux applications et aux services, en assurant une intégration en temps réel avec les solutions SSRP telles que la gestion des relations avec les membres et le système informatique de renseignements sur les étudiants NextGen.

Nous vous invitons à rester à l’écoute pour de plus amples informations au fur et à mesure que la planification et le développement de ce projet se poursuivent.

L’EIP est en quelque sorte la solution en arrière-plan d’une plateforme de diffusion continue comme Netflix; elle permet aux utilisateurs d’accéder à une large sélection de films et d’émissions de télévision en même temps. Les applications actuelles de York sont basées sur des systèmes désuets. De nombreux outils et technologies ne s’intègrent pas facilement les uns aux autres, ce qui entraîne une duplication du travail et un historique fragmenté des données.
 
La plateforme infonuagique améliorera l’expérience utilisateur en permettant aux membres de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel d’accéder plus facilement et plus rapidement à ce dont ils ont besoin.

  • Define and deploy an integration ecoLa définition et le déploiement d’un écosystème d’intégration minimisera la duplication des données et accroîtra l’agilité
  • Une approche de source fiable sera adoptée en documentant les sources pour les domaines de données de base (par exemple, étudiants, diplômés, programme et cours).
  • Un modèle d’intégration sera mis en œuvre en temps réel pour les solutions SSRP, ce qui améliorera l’expérience utilisateur.
  • La définition et le déploiement d’un modèle d’intégration soutiendra la plateforme moderne de rapports gouvernementaux et institutionnels du SSRP.

Rapports gouvernementaux

La nouvelle plateforme d’analyse des données, associée aux nouvelles solutions SSRP, modernisera les rapports gouvernementaux et institutionnels et améliorera la façon dont l’Université York exploite le pouvoir des données pour prendre des décisions éclairées.

Ce projet évaluera la liste actuelle des rapports institutionnels et développera une plateforme moderne et accessible pour héberger ces données et informations, tout en convertissant les rapports essentiels de l’OIPA qui soutiennent les exigences internes, les rapports gouvernementaux et les rapports publics.

Il est essentiel de garantir un accès facile aux rapports et aux analyses pour que les membres du corps professoral et le personnel de York puissent prendre des décisions fondées sur des données qui améliorent les capacités de production de rapports, l’expérience étudiante et la réputation globale de l’établissement.

Le développement d’une plateforme moderne pour accueillir des rapports de responsabilité institutionnelle permet de réunir toutes les données importantes en un seul endroit et de les rendre facilement accessibles pour les facultés et divisions en cas de besoin

  • En ayant accès aux données et aux informations en un seul endroit, le corps professoral et le personnel pourront accéder à des données de bonne qualité, cohérentes et précises, qui amélioreront la prise de décisions pour appuyer le Plan académique de l’Université.
  • Le personnel de York pourra effectuer une analyse plus approfondie des finances, comme les prévisions d’excédent ou de déficit.
  • Le corps professoral et le personnel seront en mesure de définir de manière proactive les défis potentiels en matière de ressources.

Gestion des identités et des accès

Les solutions de gestion des identités et des accès (Identity and Access Management – IAM) de haute sécurité offriront aux utilisateurs un nouveau moyen d’accéder aux systèmes, aux applications et aux données protégés par un mot de passe à l’Université.

La gestion des identités et des accès améliorera la sécurité et la gestion des rôles, permettant un accès plus opportun et cohérent aux systèmes et aux données appropriés dans un environnement sécurisé.

Avec le système actuel de gestion de l’accès de York, connu sous le nom de Passport York, il existe des obstacles à l’accès facile à l’information d’une manière sûre et sécurisée.

Cela amène beaucoup de gens à se poser des questions importantes comme : Comment réduire le nombre de mots de passe de mes utilisateurs? OU : Comment renforcer la cybersécurité dans l’ensemble de l’Université?

Plusieurs solutions de gestion des identités et des accès fonctionneront en collaboration pour garantir que les bonnes personnes obtiennent le bon accès aux ressources au bon moment, tout en améliorant considérablement le dispositif de sécurité de York pour les zones à forte vulnérabilité. Les solutions, et leurs fonctions correspondantes, sont les suivantes :

  • Gestion des accès privilégiés : protège les comptes d’administrateur et de système et fournit un moyen sûr de partager les informations d’identification privilégiées entre les utilisateurs.
  • Access Management: this new technology will eventually replace Passport York, enabling a seamless application log-in experience, self-service password management options and provide secure access to the right resources.
  • Gouvernance et l’administration des identités : gère l’identité des utilisateurs par le biais de l’intégration, de l’exclusion et des changements de rôle et fournit une piste d’audit pour le contrôle de la conformité.
  • Les membres de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel pourront accéder facilement aux systèmes et aux informations dont ils ont besoin, en fonction de leur rôle
  • Une politique de sécurité à l’échelle de l’établissement et une plateforme de sécurité moderne et intégrée contribueront à garantir la sécurité des données.
  • L’administration de la sécurité sera plus efficace, ce qui se traduira par une sécurité plus forte et cohérente et une réduction du risque global.
  • La gestion des identités et des accès s’étendra au-delà du champ d’application du SSRP pour intégrer finalement toutes les applications de York.

Mobile et portail

Le projet d’accès mobile et par le portail permettra de créer un « guichet unique » permettant aux étudiantes et étudiants d’interagir avec York. Ces derniers pourront accéder à des solutions telles que la gestion des relations avec les membres et le Système informatique de renseignements sur les étudiants NextGen lors de leurs déplacements en se connectant facilement depuis leur téléphone intelligent

Nous vous invitons à rester à l’écoute pour de plus amples informations au fur et à mesure que la planification et le développement de ce projet se poursuivent.

Les étudiantes et étudiants doivent se concentrer sur leurs études, faire la navette, travailler et participer à des activités parascolaires. C’est une vie bien remplie. Ils doivent pouvoir accéder aux informations d’une manière qui leur convient bien.

Ce projet leur permettra d’accéder plus facilement aux systèmes nécessaires, à partir de la technologie disponible à ce moment-là.

  • Un point d’accès consolidé pour le portail CRM étudiant, le portail SIS NextGen et le portail York actuel permettra de garantir une expérience utilisateur homogène.
  • Cela permettra aux étudiantes et étudiants d’accéder à des informations clés de manière efficace et sécurisée lors de leurs déplacements.

Système informatique de renseignements sur les étudiants NextGen

La nouvelle application FAAS a été lancée! Afin de nous assurer que les membres du corps professoral et du personnel sont bien outillés pour utiliser la nouvelle solution, nous avons créé une page de ressources qui rassemble toute l’information de soutien aux utilisateurs. Regardez une courte vidéo d’animation pour avoir un aperçu de la solution. Apprenez-en plus sur ses avantages en visionnant un webinaire organisé par les responsables du projet et trouvez des réponses dans la foire aux questions. Visitez la page de ressources ici.

La communauté de York ne cessant de croître, il est urgent de servir les étudiantes et étudiants plus rapidement et plus efficacement.

En modernisant la technologie SIS et en innovant les processus, York transformera l’expérience étudiante, améliorera l’expérience du personnel et se positionnera comme un leader de l’enseignement postsecondaire.

  • Les outils d’inscription prennent en charge l’inscription des membres de la communauté étudiante, qu’elle soit simple ou plus complexe; ils comprennent des outils comme des listes d’attente automatisées et de meilleures notifications pour les étudiantes et étudiants concernant les prérequis et les tentatives répétées. 
  • Fournit un engagement personnalisé pour améliorer la rétention étudiante et pour mieux soutenir les choix universitaires et financiers.
  • Les étudiantes et étudiants peuvent recevoir des informations ciblées sur les prix et les bourses d’études auxquels ils sont admissibles.
  • Suivi de la progression vers les étapes des programmes d’études supérieures afin de permettre un soutien proactif de la part des superviseurs.
  • Des rapports aideront les facultés à comprendre ce qui conditionne l’exécution du budget.
  • Amélioration de l’expérience globale du service pour la communauté étudiante, le corps professoral et le personnel. 
  • Amélioration de la durabilité grâce à une plateforme infonuagique, à l’automatisation et à la réduction du remaniement et de la manipulation des données. 
  • Les étudiantes et étudiants peuvent recevoir des informations personnalisées sur les prix et les bourses d’études auxquels ils sont admissibles.
  • Offre une vue d’ensemble, au sein d’un portail unique, des candidatures, des informations globales sur l’aide financière et des programmes de financement d’études supérieures.
  • Réduit le nombre de demandes et d’outils que les étudiantes et étudiants doivent utiliser pour rechercher et demander des bourses d’études en faisant correspondre les critères d’admissibilité aux informations les concernant.
  • Permet aux facultés et aux départements d’utiliser de nouvelles fonctionnalités pour attribuer des prix et des bourses d’études.
  • Réduit le travail manuel grâce à des calculs automatisés et à l’utilisation de flux de travail.
  • S’intègre aux systèmes existants pour consolider l’information dans un espace unique.

À partir de juillet 2024, la nouvelle solution Aide financière, bourses d’études et prix sera disponible pour la communauté de York. Cette brève vidéo explique comment la nouvelle solution Aide financière, bourses d’études et prix de York facilitera non seulement l’accès aux possibilités de financement, mais aussi, le processus de demande et de suivi, et la réception des fonds.

Le mercredi 28 février 2024, le corps professoral et le personnel de York étaient invités à un webinaire pour découvrir la nouvelle solution conviviale de York pour l’aide financière, les bourses d’études et les prix, qui sera disponible pour la communauté de York en juillet 2024. Environ 300 personnes se sont jointes virtuellement à l’événement.

L’équipe du SSRP a invité les membres de la communauté à assister à des démonstrations de la nouvelle solution Aide financière, bourses d’études et prix au fur et à mesure du développement de ses fonctionnalités. Tout au long des démonstrations, les participants ont eu un aperçu du système et de ses caractéristiques, notamment :

  • Le profil de l’étudiant et l’évaluation des besoins financiers.
  • Fonctionnalité de création de récompenses et de critères.
  • Budgétisation et gestion des centres de coûts.
  • Gestion du cycle d’attribution.

Nous avons le plaisir de partager les enregistrements des démonstrations afin d’avoir un aperçu de la solution, alors que nous nous préparons à la formation et au lancement en juillet 2024.

Si vous avez des questions sur la nouvelle solution Aide financière, bourses d’études et prix, veuillez contacter votre responsable de projet pour la faculté ou la division. Si vous ne savez pas qui est votre responsable de projet, consultez cette liste.

Les inscriptions sont ouvertes pour les séances de formation à la nouvelle solution Aide financière, bourses d’études et prix. Elles auront lieu entre le lundi 27 mai et le vendredi 5 juillet. Les personnes admissibles à la formation requise ont reçu le 7 mai un courriel du programme de renouvellement des systèmes étudiants contenant des instructions sur les formations et les dates limites pour s’y inscrire. Chaque invitation a été personnalisée spécifiquement pour son destinataire; veuillez ne pas la transférer ou partager le(s) lien(s). Si vous avez reçu le courriel, veuillez le lire jusqu’au bout, car il contient des informations spécifiques sur les séances adaptées à votre situation et à votre fonction.


L’équipe du SSRP s’engage à soutenir les utilisateurs pendant la transition. Une fois la formation achevée et la solution mise à la disposition de la communauté de York, des séances d’aide seront organisées sur une base spontanée. Les détails seront communiqués à l’approche du lancement du 8 juillet.


Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’une aide supplémentaire, veuillez contacter votre champion ou championne de programme ou le ou la responsable de projet de votre faculté/division.

York s’est engagée à améliorer l’expérience de sa population étudiante, du personnel et du corps professoral. L’Université souhaite faciliter les démarches des étudiants et étudiantes pour demander et obtenir des aides financières, des prix et des bourses durant leur parcours universitaire. La nouvelle solution permettra de voir plus facilement les aides financières, les bourses d’études et les prix qui sont à leur disposition. Elle simplifiera les processus de soumission et de suivi des demandes étant donné que tout sera au seul et même endroit. York souhaite également faciliter la gestion des bourses par le corps professoral et le personnel avec la mise en place de flux de travail automatisés qui réduiront considérablement les tâches administratives manuelles.

Oui, la population étudiante aura désormais une vue d’ensemble du programme de financement des études supérieures avec une ventilation détaillée des éléments qui le composent. Cela inclut les fonds déjà versés, la ventilation du montant engagé, des détails sur les prix et les bourses, ainsi que les paiements provenant d’autres sources qui contribuent à l’ensemble des fonds alloués aux diplômés.

Cette mise en œuvre n’inclut pas les bourses de recherche, car elle se concentre sur les bourses qui font partie du référentiel actuel des prix, bien que la solution en soit capable et que cette fonctionnalité puisse être envisagée à long terme. Ce lancement est axé sur les bourses d’études (y compris les bourses des trois Conseils) et sur le financement des diplômés.

Oui, la solution offre une certaine visibilité à cet égard, notamment en ce qui concerne les bourses des Trois Conseils. Le corps professoral et le personnel pourront évaluer et traiter les demandes de financement dans le système.

York prépare activement des ressources qui leur expliqueront comment utiliser la nouvelle solution. Ces ressources seront intégrées aux sites Web de York et à des endroits que les membres de la population étudiante connaissent bien afin qu’ils aient ces informations à portée de main. Les facultés et les divisions disposeront de ressources pour s’assurer de communiquer les instructions à la population étudiante de manière appropriée.

Oui. La solution est destinée à être utilisée par tous les membres de l’Université. Elle englobe les bourses distribuées centralement et celles distribuées par des facultés et des départements. Cette fonctionnalité d’accès permettra au personnel de mettre en place des bourses dans le système. Actuellement, les étudiants doivent postuler à différents endroits pour tirer parti de toutes les possibilités et le processus est complexe. La nouvelle solution permettra de remédier à cela en indiquant les bourses étudiantes offertes. Il sera également plus facile de voir comment la demande est présentée et à quoi les étudiants et étudiantes ont droit dans le système.

Oui, tous les étudiants et étudiantes y auront accès, qu’ils et elles fassent des études de premier cycle ou de cycle supérieur.

Le financement à temps plein est basé sur les définitions et les cadres de la province. L’Université continuera à s’aligner sur les directives provinciales. Cette nouvelle solution permettra toutefois à York de repérer les lacunes pouvant exister dans la structure actuelle du financement étudiant. Elle incitera York à être proactive et à réfléchir à la manière dont les politiques et les processus peuvent être modifiés pour tenir compte de la structure de financement.

Certaines informations pourront être consultées dans le système : les membres du personnel qui ont besoin de connaître les soldes des bourses dans le cadre de leur rôle pourront désormais les consulter dans la nouvelle solution. Cet accès dépendra du rôle attribué à la personne et de ses fonctions. La solution ne remplace pas des applications comme eReports; tout travail en cours dans cette application continuera. L’accès à l’information a pour but de faciliter la production de rapports et l’attribution des bourses, mais il se limitera à ce qui est nécessaire en fonction du rôle de chacun.

Non, ces dates ne seront pas affectées par la nouvelle solution, car celle-ci sera mise à la disposition de la communauté de York en juillet 2024. Le lancement de juillet 2024 signifie que toutes les attributions de prix et de bourses déjà en cours à ce moment-là suivront le processus existant (dans les systèmes actuels de York). La solution pourra donc être utilisée lors du prochain cycle.

La fonctionnalité a été développée afin d’être flexible et de permettre un large éventail de fonctionnalités. Plus de 150 formulaires de candidature provenant des facultés et des départements ont été recueillis, analysés et intégrés dans la nouvelle solution. Il est toutefois possible que certains cas marginaux n’aient pas été détectés. Le nouveau système apporte la flexibilité nécessaire pour répondre à ce type de problèmes. Pour certains prix, des questions précises doivent être posées aux étudiants : une banque de questions a été mise en place pour répondre aux questions concernant une ou plusieurs demandes de prix. Le système s’adaptera à tous les processus de règlement des demandes actuellement utilisés à l’Université.

Lorsque les étudiants et étudiantes rempliront leur demande, ils et elles indiqueront leur(s) référence(s) et un courriel sera envoyé automatiquement à cette personne pour l’inviter à se rendre en ligne pour soumettre ses informations. Le membre du personnel peut préciser les types de réponse souhaités, comme des questions en forme libre, des documents et le téléversement de médias. Les étudiants et étudiantes pourront téléverser plusieurs documents ou médias dans la nouvelle solution. Après les dates limites de soumission, les administrateurs des bourses pourront accéder au système pour voir tous les documents et les références dans un seul et même endroit avant de les transmettre au comité d’allocation des prix.

Elle est très souple. De nombreuses fonctionnalités permettent d’établir des rapports et d’en tirer des conclusions. Nous collaborons étroitement avec nos collègues du Bureau de planification et d’analyse institutionnelle (OIPA) afin de nous assurer qu’ils disposent de l’accès nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité. Certains rapports plus volumineux comprendront des rapports standard. La solution permettra aux administrateurs de système de créer différents types de rapports en fonction des besoins.

Toutes les bourses qui font actuellement partie du Module de gestion des bourses (AWM) dans SIS seront disponibles dans la nouvelle solution et n’importe quel membre du corps professoral ou d’un département pourra les administrer. En ce qui concerne la façon dont les bourses sont déterminées pour les étudiant·e·s noir·e·s et autochtones, le profil étudiant contient des questions facultatives permettant aux personnes de s’identifier en fonction de leur origine démographique. Ces réponses seront intégrées dans les critères d’attribution de la bourse.

Oui, certains identifiants d’accès seront attribués à des rôles de la solution. La Division de l’avancement aura accès au matériel de formation et aux rapports, mais il n’y aura pas de formation en personne pour ces rôles.

Les personnes qui ont postulé à York seront évaluées pour les bourses d’entrée dans la solution. Cette dernière signalera également les bourses pour lesquelles la personne doit fournir des informations complémentaires. Par exemple, les prix d’entrée nécessitent parfois des lettres de recommandation, des mises en nomination ou d’autres processus. La solution a été configurée pour gérer toutes ces exigences.

Pour en savoir plus

Tous les projets SSRP ont une équipe et un calendrier associés. Visitez ces pages pour en savoir plus sur l’approche SSRP ou envoyez un courriel à l’équipe pour toute question précise.

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