York University introduces a new transitional remote work policy for staff

The following is an important message for faculty and staff from Vice-President Equity, People and Culture Sheila Cote-Meek:

La version française suit la version anglaise.

Dear Colleagues,

As mentioned in an earlier message from President Lenton, York University is introducing a new Transitional Remote Work Policy as part of our commitment to the well-being of our community. The implementation of this new policy began March 29 with a goal to create more flexibility for staff, stronger engagement, satisfaction and productivity in daily work, both now and into the future.

As we continue to closely monitor public health guidance, the Transitional Remote Work Policy is part of our plan to keep the York community safe and healthy during our gradual return to campuses. We are committed to reviewing the policy and program over the next year to determine if an ongoing policy is the right approach for York as an employer of choice.

The policy will apply to non-academic employees designated as CPM (including Temporary Contract Management [TCM]) and employees in YUSA-1 and YUSA-2 units. Staff will be asked to identify whether they would like to work remotely for their full work week or on a partial basis. Ad hoc requests may also be considered by managers. Below is a list of key dates and information around the launch of this policy at York.

Timelines for Roll-out of Transitional Remote Work Policy 

Date	Action
March 26	Transitional Remote Work Policy is announced
March 29	Transitional Remote Work Policy implementation begins
May 1	Transitional Remote Work Policy effective date
March 29 – May 30	Staff will be contacted by managers to determine their interest in remote work arrangements for the Summer, Fall & Winter terms. Requests will be considered on a case-by-case basis in a fair and equitable manner, based on operational requirements. All staff will be required to complete a form and indicate whether or not they would like to work remotely.
June 30	Decisions are planned to be communicated to staff about remote work arrangements.

Over the past year, we have learned a great deal about remote work and continue to evaluate its benefits. Your persistence and dedication in response to the COVID-19 pandemic has been essential to the success of the University and we appreciate your efforts. As we look ahead, I would also like to offer reassurance that for any staff who may be required to return to campus before September, we appreciate that arrangements may need to be made and will provide as much notice as possible to ensure a smooth transition. We are committed to no less than two weeks notice.

As mentioned in the President’s message, we are implementing a special York Wellness Day on Friday, July 2 to provide an extended four-day long weekend. We recognize that not all staff will be able to have this extra day off given the required nature of their role with the University. For those staff who are required to work, compensation will be arranged following our collective agreements or terms and conditions of employment for non-unionized staff.

In the meantime, continue to look for updates in the coming weeks on YU Better Together.

Sheila Cote-Meek 
Vice-President Equity, People & Culture

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Nouvelle politique transitoire de télétravail pour le personnel de York

Chers collègues, 

Comme l’a mentionné la présidente Lenton, l’Université York introduit une nouvelle politique transitoire de télétravail dans le cadre de son engagement envers le bien-être de sa communauté. La mise en place de cette nouvelle politique commence aujourd’hui afin de fournir au personnel plus de flexibilité et un niveau d’engagement, de satisfaction et de productivité plus fort dans le travail quotidien maintenant et à l’avenir. 

Alors que nous continuons à suivre de près les directives de santé publique, la politique transitoire de télétravail fait partie de notre plan visant à assurer la sécurité et la santé de la communauté de York durant notre retour échelonné sur les campus. Nous nous engageons à réexaminer cette politique et ce programme au cours de l’année à venir afin de déterminer si une politique permanente est la bonne approche pour York en tant qu’employeur de choix.

Cette politique s’appliquera aux employés non académiques désignés comme CPM (y compris les employés TCM [Temporary Contract Management] et aux employés des unités YUSA-1 et YUSA-2. Les membres du personnel devront indiquer s’ils souhaitent travailler à distance pendant toute leur semaine de travail ou sur une base partielle. Des demandes ponctuelles peuvent également être prises en compte par les gestionnaires. Vous trouverez ci-dessous une liste de dates et d’informations importantes concernant le lancement de cette politique à York.  

Dates de mise en œuvre de la politique transitoire de télétravail  

Date	Mesure
26 mars	Annonce de la politique transitoire de télétravail
29 mars	Début de la mise en place de la politique transitoire de télétravail
1er mai	Date d’entrée en vigueur de la politique transitoire de télétravail
29 mars au 30 mai	Les gestionnaires contacteront leurs employés pour connaître leur intérêt envers le travail à distance durant les trimestres d’été, d’automne et d’hiver.  Les demandes seront examinées au cas par cas, de manière juste et équitable, en fonction des exigences opérationnelles.  Tous les membres du personnel devront remplir un formulaire et indiquer s’ils souhaitent ou non travailler à distance.
30 juin	Les décisions relatives aux modalités de télétravail seront communiquées au personnel.

Au cours de l’année écoulée, nous avons beaucoup appris sur le télétravail et nous continuons à évaluer ses avantages. Votre persévérance et votre dévouement en réponse à la pandémie de COVID-19 ont été essentiels au succès de l’Université et nous apprécions vos efforts. Je tiens à rassurer les membres du personnel qui devront retourner sur le campus avant le mois de septembre. Comme nous sommes conscients que vous devrez prendre des dispositions, nous préviendrons les personnes concernées le plus rapidement possible afin d’assurer une transition harmonieuse. Nous nous engageons à leur fournir au moins deux semaines de préavis. 

Comme mentionné dans le message de la présidente, nous mettons en place une journée spéciale de bien-être à York le vendredi 2 juillet afin d’offrir un long week-end de 4 jours. Nous savons que certains membres du personnel ne pourront pas bénéficier de ce jour de congé supplémentaire en raison de la nature de leur rôle au sein de l’Université. Pour les membres du personnel qui seront tenus de travailler ce jour-là, la rémunération sera prévue conformément à nos conventions collectives ou aux conditions d’emploi pour le personnel non syndiqué.     

Entre-temps, veuillez vous joindre à la conversation communautaire virtuelle de la présidente le 30 mars pour en savoir plus. Attendez-vous à voir d’autres nouvelles dans les semaines à venir sur le site Web YU Better Together.  

Sheila Cote-Meek
Vice-présidente de l’équité, des personnes et de la culture